Politique relative à la Protection des Données Personnelles des personnes concernées par une recherche sur des produits cosmétiques et à la gestion ultérieure de leurs données de contact

Objet : Information des Personnes Concernées par une Recherche sur des produits cosmétiques et par la gestion ultérieure de leurs Données de Contact, en application des règles en matière de protection des données

La présente Politique de Protection des Données Personnelles des Personnes Concernées par une Recherche et par la gestion ultérieure de leurs Données de Contact a pour objet de vous informer, en tant que volontaire pour la société Laboratoires M&L SA, située Zone Industrielle Saint Maurice, 04100 Manosque, France (les «Laboratoires», « nous », «notre », «nos »), des conditions dans lesquelles les Laboratoires, agissant en tant que responsable de traitement, traitent vos données personnelles pour les besoins de leurs activités de recherche dans le domaine des produits cosmétiques et pour la gestion de leur base de contact de volontaires.

Votre participation à nos activités de recherches revêt un caractère facultatif.

  1. Définitions
    • « Données Personnelles » : désigne toute information permettant de vous identifier, directement ou indirectement, collectée ou reçue par les Laboratoires (par exemple votre nom et votre adresse, votre numéro de téléphone etc…).
    • « Catégories Particulières de Données Personnelles » : désigne différents types de données dont celles qui révèlent l'origine raciale ou ethnique supposée des personnes ainsi que celles concernant la santé et que vous nous aurez volontairement fournies. Les Catégories Particulières de Données Personnelles sont considérées par la loi comme des données plus sensibles, méritant de ce fait une protection plus élevée. Ces données ne seront traitées qu'à des fins liées à la recherche présentant un intérêt public.
    • « Ensemble des Données Personnelles » : couvre les Données Personnelles et les Catégories Particulières de Données Personnelles
    • « Données de Contact » : désigne toute information permettant de vous identifier afin de vous contacter (par exemple votre nom et votre adresse, votre adresse électronique ou votre numéro de téléphone) à l’exclusion de toute donnée relevant des « catégories particulières de données »
  2. Utilisation des données personnelles
    Les Laboratoires peuvent traiter l’Ensemble des Données Personnelles pour les finalités suivantes :
    1. Finalités liées aux activités de recherche dans le domaine des produits cosmétiques
      1. Pour poursuivre l'intérêt légitime des Laboratoires relatif à leurs activités de recherche en matière de produits cosmétiques, sur le fondement de l'article 6 1. f) du Règlement général sur la protection des données 2016/679 (« RGPD ») :
        • la réalisation de recherches au sens de l’article R1121-1 II 1° a) du Code de la santé publique et présentant un intérêt public
        • la défense par les Laboratoires de leurs droits conformément à la loi applicable.
      2. Pour respecter leurs obligations légales et réglementaires, conformément à l'article 6 c) du RGPD
    2. Finalités liées à la gestion des données de contact des volontaires
      1. Pour poursuivre l'intérêt légitime des Laboratoires relatif à la gestion de leur base de volontaires et de leurs Données de Contact sur le fondement de l'article 6 1. f) du RGPD:
        • le suivi de la participation des volontaires et la communication relative à des propositions pour participer à de nouvelles recherches
  3. Catégories de Données Personnelles et de Catégories Particulières de Données Personnelles collectées par les Laboratoires

    Les Laboratoires peuvent traiter l’Ensemble des Données Personnelles pour les finalités suivantes :
    1. Finalités liées aux activités de recherche dans le domaine des produits cosmétiques

      Pour ces finalités, les Laboratoires collectent les catégories de Données Personnelles strictement pertinentes et nécessaires, conformément au protocole de recherche:
      1. Informations personnelles vous concernant et nécessaires à votre identification et aux études, telles que :
        • nom, prénom, photographie, sexe, mois et année de naissance, coordonnées personnelles, détenteur d’un numéro de sécurité sociale (oui/non), etc.
      2. Habitude de vie et de consommation, habitude professionnelle vous concernant telles que :
        • utilisation de produits cosmétiques, lieux d’achat, mode de rasage et/ou épilation, etc.
        • fumeur
        • contact de produits particuliers dans le cadre de la vie professionnelle, etc.
      3. Informations relative à des Catégories Particulières de Données telles que :
        • pour les femmes : enceinte, allaitement, ménopausée, moyen de contraception utilisé, etc
        • pour tous les volontaires : antécédents d’atopie, d’allergie, rédaction au contact de produits, traitement médical suivi, problèmes dermatologiques familiaux, problèmes liés à des interventions chirurgicales, réaction à des produits, allergie médicamenteuse, etc
        • aspects morphologiques, dont l’origine ethnique
        • type de peau et caractéristiques du corps, du visage, des cheveux et du cuir chevelu etc.
        • sensibilité des gencives, des dents, des yeux, de la peau etc.
    2. Finalités liées à la gestion des données de contact des volontaires

      Pour ces finalités, les Laboratoires collectent les catégories de Données personnelles suivantes :

      Informations personnelles vous concernant et nécessaires à votre identification telles que : nom, prénom, sexe, mois et année de naissance, coordonnées personnelles, détenteur d’un numéro de sécurité sociale (oui/non), etc.
  4. Méthodes de collecte de l’Ensemble des Données Personnelles

    Les Laboratoires collectent ces informations directement auprès de vous, lorsque vous nous contactez en ligne, lors de l’examen clinique dermatologique et lorsque vous remplissez des auto-questionnaires.
  5. Destinataires de l’Ensemble des Données Personnelles

    Les personnes à même de recevoir communication des données sont appelées des destinataires. Ces destinataires varient selon les catégories de données.
    1. Finalités liées aux activités de recherche dans le domaine des produits cosmétiques
      1. Pour les données qui permettent de vous identifier de manière indirecte :
        • le responsable de traitement et ses sous-traitants
        • le responsable scientifique de la recherche
        • les professionnels intervenant dans la recherche et les personnels agissant sous leur responsabilité ou leur autorité
        • le personnel des sociétés du groupe L’Occitane auquel appartient le responsable de traitement et participant au recueil et à l'analyse des données dans le cadre de la recherche
        • les personnes chargées de la collecte, du contrôle qualité, du traitement et de l'analyse des données
        • les personnes chargées des affaires réglementaires et de l'enregistrement de la recherche auprès des autorités compétentes
        • le personnel d'autorités sanitaires et d'autorités publiques de contrôle légalement habilité, dans le cadre d'une mission particulière ou de l'exercice d'un droit de communication
        • le personnel habilité agissant sous la responsabilité de l'organisme d'assurance garantissant la responsabilité civile du responsable de traitement
        • les experts indépendants chargés de ré-analyser les données pour vérifier les résultats de la recherche, dans le strict respect de la Méthodologie de Recherche 004 de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL)
      2. Pour les données qui permettent de vous identifier de manière directe :
        • les professionnels intervenant dans la recherche et les personnels agissant sous leur responsabilité ou leur autorité, mais uniquement concernant les personnes dont ils assurent la prise en charge
        • les personnes responsables du contrôle et de l'assurance de qualité, lors de la visite ou du contrôle au sein des centres investigateurs chargées de contrôler et d'évaluer la qualité et l'authenticité des données collectées, et notamment par la comparaison des données enregistrées avec le contenu des documents sources. Ces personnes veillent également, sous la responsabilité du responsable de traitement, au respect des dispositions relatives à l'intégrité et à la protection des données des personnes
    2. Finalités liées à la gestion des contacts de la base de volontaires
      • les gestionnaires des fiches participants et de la communication
  6. Transferts internationaux de l’Ensemble des Données Personnelles

    Les Laboratoires ne procèdent à aucun transfert de données en dehors de l’Union européenne.
  7. Sécurité de l’Ensemble des Données Personnelles

    Les Laboratoires mettent en place une politique de sécurité et de confidentialité afin de protéger l’ensemble des Données Personnelles contre toute destruction accidentelle ou illicite, toute perte ou altération accidentelle ou tout accès ou divulgation non autorisé
  8. Conservation de l’Ensemble des Données Personnelles

    Les Laboratoires conservent l’Ensemble des Données Personnelles uniquement pendant la durée nécessaire aux finalités décrites dans la présente Politique.
    1. Finalités liées aux activités de recherche dans le domaine des produits cosmétiques

      Cette durée ne dépasse pas deux ans après la dernière publication des résultats de la recherche ou, en cas d'absence de publication, jusqu'à la signature du rapport final de la recherche. L’Ensemble des Données Personnelles est ensuite archivé pendant vingt ans maximum ou pour une durée conforme à la réglementation en vigueur.

      Les destinataires visés à la section 5.a) peuvent, en tant que de besoin, accéder à l’Ensemble des Données Personnelles afin d'effectuer des analyses complémentaires à la recherche initiale. De même, ces destinataires peuvent, en tant que de besoin, accéder à l’Ensemble des Données Personnelles dans le cadre de nouvelles demandes d'enregistrement auprès des autorités compétentes des médicaments, dispositifs et produits, dès lors que les nouveaux traitements ont une finalité compatible avec la finalité initiale et qu’ils font l'objet de formalités préalables distinctes
    2. Finalités liées à la gestion des Données de Contact des volontaires

      Les Données de Contact des volontaires sont conservées pour une durée qui ne dépasse trois ans à compter de votre dernière participation à une Recherche
  9. Vos Droits
    1. Finalités liées aux activités de recherche dans le domaine des produits cosmétiques

      Vous disposez d'un droit d'accès à l’Ensemble des Données Personnelles vous concernant et qui sont traitées par les Laboratoires. Ce droit s’exerce auprès du professionnel intervenant dans la recherche. Vous pouvez le contacter directement ou bien par l’intermédiaire du médecin de votre choix. Vous disposez du droit de faire rectifier les informations inexactes et du droit d’obtenir que les données incomplètes soient complétées.

      Vous pouvez également vous opposer au traitement de l’Ensemble des Données Personnelles à des fins de recherche dans le domaine de la santé. Ce droit s’exerce auprès du responsable détenteur des données.

      Vous disposez aussi d’un droit à l’effacement. Ce droit peut ne pas être total si une suppression totale compromettrait gravement la réalisation des objectifs de la recherche.

      Vous disposez d’un droit à la limitation du traitement qui s’exerce auprès de notre délégué à la Protection des Données.

      Vous disposez également d’un droit de définir des directives générales et particulières sur le sort de vos Données Personnelles après votre mort. A cette fin, veuillez adresser votre demande par écrit au Délégué à la Protection des Données.

      Vous avez également le droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL. Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés
    2. Finalités liées à la gestion des Données de Contact des volontaires

      Vous disposez en tant que volontaire d’un droit d’accès, du droit de faire rectifier les informations inexactes et du droit d’obtenir que les données incomplètes soient complétées. Vous pouvez également vous opposer au traitement pour des raisons tenant à votre situation particulière. Vous disposez d’un droit à l’effacement et d’un droit à la limitation du traitement. Vous disposez également d’un droit de définir des directives générales et particulières sur le sort de vos Données Personnelles après votre mort.

      Pour exercer ces droits, veuillez adresser votre demande par écrit au Délégué à la Protection des Données.

      Vous avez également le droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL. Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés

  10. Contacts

    Les coordonnées du responsable de la recherche, du professionnel intervenant dans la recherche, du centre et du professionnel détenteur des données sont : COSNAT Provence, 360 avenue du Prado, 13308 Marseille, France.

    Les coordonnées du Délégué à la Protection des Données sont : dpo@loccitane.com
  11. Modifications de la Politique

    Si les Laboratoires décident de modifier la présente Politique, ils publieront une version révisée de la Politique sur le site internet www.cosnat-loccitane.com et prendront également toute autre mesure nécessaire pour vous tenir informé(e) des changements apportés. Cette Politique a été mise à jour le 3 août 2018.